Excel でアドレス帳を作成する方法

Microsoft Excel で作成された並べ替え可能な表を使用して、すばやくアクセスできるように住所の詳細を整理します。別の方法として、Microsoft テンプレートをコピーし、あらかじめデザインされたアドレス帳のスタイルを設定して、データを意味のあるものにします。これらの時間を節約するレイアウトには、名前、住所、電話番号などのカテゴリのヘッダー行が明確に定義された表の列が含まれます。表の各列には並べ替えボタンがあり、データの行をアルファベット順またはサイズ順に並べ替えて、連絡先データベースの検索と分析に役立てることができます。

テーブルの作成

ステップ 1

クリック アンド ドラッグして、表のセルを選択します。たとえば、セル「A2:E50」を選択して、5 列 50 行の範囲を選択します。

ステップ 2

コマンド リボンの [挿入] タブをクリックし、[テーブル] グループの [テーブル] をクリックしてダイアログ ボックスを開きます。 [My Table Has Headers] を選択し、[OK] をクリックして、並べ替え用の矢印ボタンが付いた並べ替え可能な列を作成します。

ステップ 3

名、姓、住所、電子メールなどのカテゴリ ヘッダーを入力します。

ステップ 4

テーブルをクリックして、[デザイン] タブのある [テーブル ツール] リボンを表示します。 [デザイン] タブをクリックして、テーブル スタイル グループのサムネイル ギャラリーなどのスタイル ツールを表示します。たとえば、テーブル スタイルの [その他] ボタンをクリックして、カスタム、ライト、ミディアムのセクションを含むチャートを開き、カラー サンプルにカーソルを合わせて効果をプレビューします。好みのサムネイルを選択して、テーブルの色とデザインを更新してください。

ステップ 5

セルをクリックしてデータを入力し、「Tab」を押してカーソルを次のセルに移動します。

ステップ 6

このワークブックを保存するには、「Ctrl-S」を押してください。

テンプレートの適応

ステップ 1

コマンド リボンの [ファイル] タブをクリックし、[新規] を選択してテンプレート リストを開きます。

ステップ 2

[オンライン テンプレートの検索] ボックスに「アドレス帳」(引用符なし) と入力し、[Enter] を押すと、検索結果にサムネイルが表示されます。例としては、「アドレス帳」、「個人アドレス帳」、「顧客連絡先リスト」などがあります。

ステップ 3

好みのテンプレートのサムネイルをクリックして、その説明、ダウンロード サイズ、および評価を含む拡大版をプレビューします。 [作成] をクリックして、このテンプレートを新しいワークブックにコピーします。

ステップ 4

表をクリックし、リボン ツールと表ツール オプションを使用して、形式、レイアウト、またはスタイルを更新します。たとえば、[テーブル ツール] リボンの [デザイン] タブにある [テーブル スタイル オプション] グループで、[バンド付きの行] や [バンド付きの列] などのオプションを選択または選択解除して、行と列のデータを読みやすくします。

ステップ 5

セルをクリックし、連絡先のデータを入力してから、「Tab」を押してカーソルを次の表の列のセルに移動します。

ステップ 6

このワークブックを保存するには、「Ctrl-S」を押してください。

ヒント

Excel ワークシートは、宛名ラベルを作成するための Microsoft Word の差し込み印刷オプションのデータ ソースを提供します。ワークシートのカテゴリを計画するときは、これらのカテゴリが差し込み印刷で必要なフィールドと一致することを確認してください。名前を 1 つのカテゴリ ヘッダーとして表示するテンプレートの場合は、新しい列を挿入して、定型書簡の姓と名を別々の列に保持します。 Word リボンには、[差し込み印刷の開始] グループ オプションを含む [差し込み文書] タブが含まれています。

同じ姓を共有するエントリなどの重複データをチェックするには、テーブルをクリックして [テーブル ツール] リボンを表示し、[デザイン] タブをクリックしてから、[ツール] グループで [重複の削除] を選択してダイアログ ボックスを開きます。列フィルターを選択し、[OK] をクリックして重複データをフィルター処理して削除します。

ワークシートのバージョンをテンプレートとして保存して、一貫したスタイルで将来のアドレス帳を作成します。 [名前を付けて保存] ダイアログ ボックスの [ファイルの種類] フィールドで [Excel テンプレート (.xltx)] を選択します。このテンプレートを見つけるには、「Windows-F」を押して検索ボックスを表示し、「」と入力します .xltx" (引用符なし)。"Enter" を押して検索リストを表示し、テンプレートを選択します。

警告

この記事の情報は、Microsoft Excel 2013、スモール オフィス プレミアムに適用されます。他のバージョンまたは製品では、多少または大幅に異なる場合があります。