Simple Access データベース アドレス帳の作成方法

Microsoft Access は、アドレス帳の連絡先を保存する理想的な場所を提供します。メールや山積みの書類の中から連絡先を検索する代わりに、連絡先を 1 か所にまとめて保管します。 Access でアドレス帳を作成すると、データベースから手紙や電子メールを送信できます。 Access を個人的または職業的に使用しているかどうかに関係なく、新しいテーブルを作成し、データを入力してアドレス帳を作成できます。

ステップ 1

新しい Microsoft Access データベースを作成するか、ページ上部のリボンの [ファイル] タブから既存のデータベースを開きます。アドレス帳を他のテーブルと統合して、既存の Access データベースを使用してデータベースの機能を最大限に活用できます。データベースに連絡先を保存するだけの場合は、新しいデータベースを最初から作成してください。

ステップ 2

リボンの「作成」タブを選択し、「テーブルデザイン」ボタンをクリックします。これにより、空白のテンプレートからテーブルが作成され、適切なフィールドとデータ型を入力できるようになります。テーブルは Excel スプレッドシートのように見えますが、テーブルの「デザイン ビュー」で決定する内部構造が定義されています。

ステップ 3

テーブル デザイン グリッドの [フィールド名] 列に使用可能にするフィールドを入力します。フィールドには、「名前」、「電話番号」、「住所」、「電子メール」、およびその他すべての適切なフィールドを含める必要があります。 「電話番号」などの数値フィールドを除いて、ほとんどのフィールドの「データ型」を「テキスト」のままにします。

ステップ 4

一意の識別子を右クリックし、[主キー] を選択します。 「主キー」を使用すると、テーブル間の関係を構築できます。 「主キー」フィールドにはレコードごとに一意の文字セットがあるため、文字はテーブル内のレコードを見つけるのに役立ちます。

ステップ 5

リボンの [ホーム] タブを選択し、[表示] をクリックして [データシート ビュー] を選択します。すべてのアドレス帳情報をテーブルに入力し、左上隅にある [保存] アイコンを押します。フィールド ヘッダーの矢印をクリックし、[A から Z に並べ替え] または [Z から A に並べ替え] を選択して順序を並べ替えます。

ヒント

「電話番号」フィールドをフォーマットして、すべての電話番号を一貫したフォーマットで表示します。テーブル「デザイン ビュー」の「フィールド プロパティ」から「定型入力ウィザード」を選択し、「電話番号」を選択します。