ドキュメントをスキャンして電子メールで送信する方法

個人文書またはビジネス文書をスキャンして電子メールの添付ファイルとして送信すると、印刷料金や郵送料を気にする必要がないため、時間とお金を節約できます。適切なファイル形式を選択することは重要ですが、プロセスは難しくありません。スキャン手順は、スタンドアロン スキャナーを使用するか、多機能プリンターを使用するかに関係なく、一般的に同じです。添付手順はほとんどの電子メール プログラムで一般的に同じであるため、スキャンしたドキュメントを電子メールに添付する場合も同様です。

ファイルの種類を選択

ほとんどのスキャナーでは、PDF ファイルと JPEG ファイルを選択できます。 PDF ファイルは、点、線、形状、および曲線を含むテキストまたはベクトル グラフィックを含むドキュメントのスキャンに最適です。この形式を使用すると、複数ページのドキュメントを 1 つのファイルに結合することもできます。 JPEG ファイル形式は、画像データを圧縮して大きなファイルのサイズを縮小できるため、写真に適しています。

ドキュメントをスキャン

スキャナ ガラスをきれいな柔らかい布で拭きます。原稿を下向きにしてスキャナー ガラス面に置きます。ガラスの周囲に沿ってガイドライン マーカーを使用して位置合わせし、カバーを下げます。プリンターのメニューで「スキャン」を選択し、ドキュメントをスキャンするコンピューターを選択し、ファイルの種類を選択してスキャンを開始します。別の方法として、セットアップ中にインストールしたソフトウェアを開き、コンピューターからドキュメントをスキャンします。

スキャンしたファイルを保存して名前を変更

スキャンが完了すると、Windows エクスプローラーまたはマイ ドキュメントが自動的に開きます。完了したばかりのスキャンは、リストの最後のスキャンになります。ドキュメントを開いて確認し、正しくスキャンされたことを確認してから、[保存] ボタンをクリックします。ファイルの名前を Scan0001.jpg などの現在の名前から「会社の電話番号リスト」などのわかりやすい名前に変更し、ファイルを便利な場所に保存します。

ドキュメントをメールに添付

ドキュメントを電子メールに添付するには、2 つの方法があります。最初の方法では、現在の場所からファイル名を右クリックします。表示されるポップアップメニューから「送信先」、「メール受信者」を選択します。ドキュメントが既に添付された新しいメッセージ ウィンドウが開きます。 2 番目の方法は、電子メール プログラムを開いて新しいメッセージを作成することです。終了したら、メッセージ ウィンドウの上部にある [ファイルを添付] ボタンを選択します。ドキュメント ファイルを保存する場所に移動し、ファイルを選択して [挿入] をクリックします。ファイルは何もしなくても添付され、メールを送信できます。