Access でトレーニング レコードを作成する方法

Microsoft Access は、Microsoft Office Suite に同梱されているデータベース ソフトウェアです。 Access はデータベース管理用のポイント アンド クリック インターフェイスを提供するため、雇用者は通常、雇用記録を保持するために Access を使用します。 Access でトレーニング レコードを追跡するには、従業員のレコード用のテーブルとトレーニング コード用の別のテーブルを作成します。従業員が新しいトレーニング モジュールを完了するたびに、Access フォームを使用してデータベースに接続し、トレーニング レコードを更新します。従業員の記録を定期的にバックアップして、情報が失われないようにします。

ステップ 1

Microsoft Access を起動します。 [スタート]、[すべてのプログラム]、[Microsoft Office スイート]、[アクセス] の順にクリックします。

ステップ 2

トレーニング レコード データベースを作成します。ツールバーから「新規」アイコンをクリックします。 「空のデータベース」をクリックします。任意の場所を参照してデータベースに名前を付け、[作成] をクリックします。

ステップ 3

従業員テーブルを作成します。 [オブジェクト]、[テーブル]、[新規] をクリックします。 「テーブル ウィザード」をダブルクリックします。テーブル ウィザードの指示に従って、「employee」という名前のテーブルを作成します。テーブルに次のフィールドを指定します:

"employee_key, employee_name, training_keys" ここで、employee_key は整数、employee_name は 40 文字、training_keys はテキストです。

トレーニング キーは一連の整数になりますが、テキストにラベルを付けると、複数のトレーニング キーをほぼ無制限に配置できます。トレーニング レコードがレベルのみの場合 (たとえば、従業員のトレーニング レベルは 1 から 5 まで)、トレーニング キーは整数にすることができます。

ステップ 4

トレーニング テーブルを作成します。 [オブジェクト]、[テーブル]、[新規] をクリックします。 「テーブル ウィザード」をダブルクリックします。テーブル ウィザードの指示に従って、「training」という名前のテーブルを作成します。

テーブルに次のフィールドを指定します:

"training_key"、"training_name"、"training_summary" ここで、training_key は整数、training_name は 40 文字、training_summary はテキストです。

ステップ 5

従業員を従業員テーブルに追加するフォームを作成します。 「オブジェクト」、「フォーム」、「新規」をクリックします。フォーム ウィザードが起動します。フォームに名前を付けます (「従業員を追加」など)。ウィザードの指示に従います。ウィザードでテーブルの入力を求めるプロンプトが表示されたら、"employee" テーブルを選択します。フォームが自動的に「employee_key」を選択するようにします。ウィザードを使用して、従業員名とトレーニング用のフォーム フィールドを作成します。この方法では、最初に従業員をデータベースに追加するときに、従業員のトレーニング レコードを入力できます。

ステップ 6

トレーニング テーブルにトレーニングを追加するためのフォームを作成します。 「オブジェクト」、「フォーム」、「新規」をクリックします。フォーム ウィザードが起動します。フォームに名前を付けます (例:「トレーニングの追加」)。ウィザードの指示に従います。ウィザードでテーブルの入力を求めるプロンプトが表示されたら、「トレーニング」テーブルを選択します。フォームが自動的に「training_key」を選択するようにします。ウィザードを使用して、training_name と training_summary のフォーム フィールドを作成します。

ステップ 7

従業員レコードにトレーニングを追加するフォームを作成します。 「オブジェクト」、「フォーム」、「新規」をクリックします。フォーム ウィザードが起動します。フォームに名前を付けます (例:「トレーニングの追加」)。ウィザードの指示に従います。ウィザードでテーブルの入力を求めるプロンプトが表示されたら、"training" テーブルと "employment" テーブルを選択します。ウィザードを使用してフォーム フィールドを作成し、employment テーブルの training_keys を編集しますが、training テーブルで表されるキーのみを許可します。

ステップ 8

すべてのデータベース設定を保存します。 [ファイル]、[保存] の順にクリックします。