電子およびハード コピー ファイリング システムの維持方法

ファイリング システムとは、書類や書類を整理して保管する方法です。電子システムがコンピュータ上にデータを保持している間、文書のハードコピーバージョンを含むキャビネットまたはボックスが保持されます。このデータは、電子メールまたはスキャンされた書類である可能性があります。システムがセットアップされたら、定期的に更新された情報が追加されるように、システムを維持することが重要です。システムを維持するには、両方のシステムを使用するための手順を作成する必要があります。

ハード コピー ファイリング

ステップ 1

各フォルダー、ファイル、引き出しまたはボックスにラベルを付けます。タイトルには、文書の件名と、文書作成の開始日を含める必要があります。たとえば、「2010 年 6 月の領収書 - 現在」または「2008 年 2 月の人事フォルダ」などです。

ステップ 2

保存する書類の新しいカテゴリがある場合、または古いフォルダー、ファイル、および引き出しがいっぱいになった場合は、新しいフォルダー、ファイル、および引き出しまたはボックスを作成します。色分けを使用して、年または月を区別します。

ステップ 3

最も関連性の高いフォルダーまたはドロワーに新しいドキュメントを追加します。ドキュメントを無作為にフォルダに入れると、情報が間違った場所で検索されるため、ファイリング システムが台無しになります。システムがドキュメントをアルファベット順に並べ替える場合は、別の形式に切り替える代わりに、このプロセスを引き続き使用してください。

ステップ 4

年に 1 回、古くて不要な書類を取り除きます。ファイルに追加を続けると、一部の情報は無関係になり、古くなります。細断処理して余分なストレージ スペースを解放してください。

電子ファイリング

ステップ 1

コンピューターにフォルダーまたはディレクトリを作成します。データがばらばらにならないように、定期的にデータを統合します。同様の情報を含む複数のネットワーク ドライブまたは複数のフォルダを使用することは、データを整理する効率的な方法ではありません。

ステップ 2

定期的にデータをバックアップしてください。これを行うには、DVD、USB ドライブ、外付けハード ドライブ、または外部の会社を使用します。これにより、データが失われるのを防ぎます。

ステップ 3

各ファイルをロックしたり、委任されたユーザーにアクセスを許可したり、ファイルを開くときにパスワードを追加したりして、データを保護します。これにより、データの悪用、詐欺、不正アクセスを防止します。さらに、システムの仕組みを知っている人だけがそれを使用していると確信できます。

ステップ 4

電子ファイリングシステムの利用手順を書いてください。各ユーザーが同じ方法でシステムを操作できるように、データを検索、参照、分類、およびアーカイブする方法について段階的な手順を含めます。ユーザー間の混乱を防ぐためにシステムを改良する場合は、常に更新してください。

ステップ 5

出願システムは 2 年ごとに見直してください。適切に機能することを確認します。これは、ファイリングの効果、データの検索の容易さ、データの整理方法によって定義できます。また、不要なファイルを削除して、電子的な混乱を最小限に抑えます。

ヒント

各ファイリング システムがどのように機能するかを説明するグループ トレーニングの日を設けて、毎日管理および維持できるようにします。

ファイリング システムを開発する方法についてフィードバックを求めて、より使いやすく、より整理されたものにしてください。