Outlook で電子メールをフィルタする方法

忙しい電子メールの受信ボックスは、緊急で重要なメッセージ、またはまったく無関係で些細なメッセージが混在してすぐにいっぱいになる可能性があります。もみ殻から電子メールの小麦を選別する 1 つの方法は、メッセージが受信トレイに到着したときにメッセージを自動的に別のフォルダーにフィルター処理するルールを設定することです。 Outlook には、キーワード、送信者、件名、アカウント、またはアドレス フィールドでメッセージをフィルター処理するための多くのルール オプションが用意されています。最も一般的に使用されるフィルター ルールの 1 つは、特定の人またはグループ (上司、クライアント、プロジェクト チームのメンバーなど) からのメールを受信トレイから専用のフォルダーに転送するものです。 Outlook 2013 のルールとアラート機能を使用して、メールを自動的にフィルター処理および整理します。

ステップ 1

Outlook の任意の画面からメイン メニュー リボンの [ファイル] タブをクリックします。

ステップ 2

[情報] 画面で [ルールとアラートの管理] ボタンを選択します。

ステップ 3

[ルールとアラート] ダイアログ ウィンドウで [新しいルール] ボタンをクリックします。このダイアログ ウィンドウから既存のルールの設定を変更することもできます。

ステップ 4

[ルール ウィザード] ダイアログ ウィンドウの [テンプレートの選択] セクションのリストから、優先するルール テンプレートを選択します。 Outlook には、多くの電子メール フィルタリング タスクをカバーするルール テンプレートが用意されています。最も広く使用されているルールの 1 つは、個人またはグループから特定のフォルダへのメッセージをフィルタリングします。 [メッセージを他のユーザーからフォルダーに移動する] を選択し、ルールの説明ペインで下線が引かれた [ユーザーまたは公開グループ] リンクをクリックします。

ステップ 5

Outlook アドレス帳の各連絡先をダブルクリックして、[差出人] フィールドに追加します。 「OK」ボタンをクリックしてください。

ステップ 6

[ルール ウィザード] ダイアログ ボックスのルールの説明ペインで、[指定された] フォルダ リンクをクリックします。

ステップ 7

ルールによってフィルター処理されたメッセージを格納するために使用する Outlook フォルダーをクリックして選択します。 [フォルダーの選択] ペインに、利用可能なすべての Outlook フォルダーが表示されます。 「OK」ボタンをクリックしてください。

ステップ 8

ルール設定を確認します。ルールの説明ペインでこれらのリンクをクリックすると、ユーザーを追加または削除したり、フォルダーの宛先を変更したりできます。次に進む準備ができたら、[次へ] をクリックします。

ステップ 9

ルールに含めるその他の条件をクリックして選択します。たとえば、[自分のみに送信] チェック ボックスを有効にすると、Outlook は、あなただけに送信されたメールにのみルールを適用します。

ステップ 10

ルールの例外を選択します。たとえば、[自分のみに送信された場合を除く] を選択すると、Outlook は自分だけに送信されたメールのルールに従わないことを意味します。例外と条件の多くには、構成可能なアクションが含まれています。たとえば、「件名に特定の単語が含まれる場合を除く」例外を選択した場合は、下線付きの「特定の単語」リンクをクリックし、ルールに追加する単語を選択します。 [次へ] ボタンをクリックします。

ステップ 11

該当するフィールドにルールの名前を入力します。既存のすべての受信トレイ メッセージにルールを適用する場合は、[既に受信トレイにあるメッセージに対して今すぐこのルールを実行する] をクリックして選択します。 [完了] ボタンをクリックしてセットアップを完了し、ルール ウィザードを終了します。

ステップ 12

[適用]、[OK] の順に選択してルールを実装し、[ルールとアラート] ダイアログ ウィンドウを終了します。

ヒント

Outlook には、受信日、重要度のステータス、添付ファイルがあるかどうかなどの特定の条件に基づいてメールを検索するのに役立つフィルター オプションも用意されています。 [ホーム] タブをクリックし、[検索ツール] グループの [メールをフィルター] をクリックして、ドロップダウン リストから希望のメール検索フィルターを選択します。

Outlook の迷惑メール フィルターは、スパムの疑いのあるメッセージを迷惑メール フォルダーに自動的に移動します。これらの設定を調整して、送信者をブロックしたり、送信者をセーフ リストに追加したりできます。 [ホーム]、[迷惑メール]、[迷惑メールのオプション] の順に移動して、Outlook の迷惑メール設定を確認および変更します。