Microsoft Access の利点

Microsoft Access を使用すると、平均的なユーザーは、その分野で高度なスキルを持たなくてもデータベースを操作できます。 Microsoft は、複雑な作業の一部を使いやすいテンプレートに置き換えることで、ほぼすべての人がデータベースの操作方法を簡単に学べるようにしました。 Access が提供する豊富なオプションのために、Access を使用するのは少し難しいかもしれませんが、そのユーザー フレンドリーなインターフェイスにより、誰でもデータベースをうまく操作する機会が得られます。

アクセスの使用

Microsoft Access は、さまざまなスキル レベルのユーザーがデータを操作しやすくするデータベース ソフトウェア プログラムです。必要に応じて、データを入力し、情報を並べ替え、フィルター処理、またはグループ化できます。何千ものレコードがあり、それらを個別に並べ替えるには何時間もかかる場合に特に便利です。 Access では、探している情報の種類を指定することで、必要な情報をすばやく取得できます。プロジェクトのパラメーターに従ってデータベースから情報を引き出すレポートも作成できます。たとえば、データベースには、年齢、性別、婚姻状況、住所、電子メール アドレス、電話番号などの顧客のリストが含まれている場合があります。必要に応じて、この情報を並べ替えたり、単一のクライアントのみに関するレポートを作成したり、市外局番ごとに整理したりできます。

アクセスの利点

誰もがデータベースの作成に熟練しているわけではないことを知って、Microsoft は、ユーザーがダウンロードしてすぐに使用できる基本的なテンプレートを作成しました。必要に応じて、データベースをゼロから構築するか、プロジェクトに合わせてテンプレートを微調整することができます。 Access には何千ものレコードが保存されるため、同じデータに対して新しいプロジェクトを開始しても、最初からやり直す必要はありません。 Access は、Excel や Word などの他の Microsoft Office 製品とも統合されています。たとえば、クライアントの Access データベースを利用して、何千ものパーソナライズされた手紙を含む差し込み印刷を作成できます。

Web アプリとコラボレーション

Access 2013 では、Microsoft はカスタマイズ可能な Web アプリを導入して、ユーザーのデータ処理を合理化し、プロジェクトでの共同作業を容易にしました。 Microsoft Office 365 サイトまたは SharePoint Server 2013 を使用すると、オフィス全体で同じデータベースを操作できます。カスタマイズ可能な Web アプリ テンプレートを使用すると、データの追加、編集、削除、およびレポートの実行に必要なインターフェイスを各ユーザーが確実に取得できます。

重要なデータベース用語

Access では、新しい用語がいくつか使用されています。 「データベース」とは、人、場所、物に関する情報を整理して保存する方法です。アクセスは、実際には、これらのさまざまなデータベースを格納するデータベース管理システムであり、アクセスできるようになっています。各データベースは複数のテーブルから作成でき、各テーブルはスプレッドシートのように列と行で構成されます。データベース テーブルの列は「フィールド」と呼ばれます。行は「レコード」と呼ばれます。 「クエリ」は、ユーザーがテーブルから特定のデータを取得できるようにする機能です。クエリは、データのフィルタリング、要約、および計算の実行に役立ちます。

最初のデータベースの設計

Access データベースを最大限に活用するには、ちょっとした計画が大いに役立ちます。まず、データベースがどのように使用されるかを把握します。次に、データベースに入力するすべての情報を収集し、情報をカテゴリに整理します。それぞれがテーブルになります。データをテーブルに入力します。テーブルは列になり、テーブルが複数ある場合はテーブル間の関係を作成します。最後に、正規化ルールを適用して、テーブルが正しく構造化されていることを確認します。