直接的および間接的なビジネス E メールの書き方に関するヒント

ビジネス メッセージは、通常、直接的なパターンまたは間接的なパターンに従います。これは、メッセージで伝えられる情報を、主なアイデアが良いニュース、悪いニュース、中立的なニュースのいずれであるかに応じて整理する方法です。読者が主要なアイデアにどのように反応すると思うかに応じて、ビジネス メールの最も効果的なパターンを選択してください。

ダイレクト メールを使用して要点をつかむ

ダイレクト メールでは、要点を最初に記載し、その後に詳細、説明、またはそれを裏付ける証拠を記載します。このように構成された電子メールは、メッセージの目的をすぐに理解することで、読者の時間を節約します。また、読者が前後の詳細を前後関係や視点に当てはめるのにも役立ちます。これにより、要点を見つけるために情報の段落をかき分けなければならないことで、読者がイライラするのを防ぐことができます。直接パターンは、読者が抵抗するのではなく要点を受け入れてくれる場合に最適です。

肯定的および中立的なメッセージの送信

読者が満足している、やや興味がある、またはニュートラル (何らかの形で感情を持っていない) 場合は、直接パターンを使用します。契約を履行するための入札に続いて、クライアントからの電子メールを考えてみましょう。あなたが契約を勝ち取った場合、手紙は「あなたの入札が検討されました。あなたのビジネスに契約を提供できることをうれしく思います。」のような文で始まります。要点が良いニュースまたは中立的なニュースである場合は、すぐに伝え、詳細をフォローアップします。通常のタスク、注文、承認を扱うものを含め、ほとんどの電子メールはこのアプローチを使用します。

間接的な電子メールを使用して主張する

間接的な電子メールでは、要点はメッセージの後半、詳細、説明、または証拠の後に続きます。電子メールで間接的なパターンを使用することは、読者の気持ちを尊重していることを示しています。それを構築することで、読者はそれを受け取る準備を整えることができます。これはまた、読者にあなたの意見を聞いてもらうための試みでもあります --- メッセージの冒頭で読者をすぐに動揺させる主要な考えを表現すると、読者は読むのをやめてしまう可能性があります。全体として、目標は、読者が持つ可能性のある否定的な反応を最小限に抑えることです。

否定的または機密メッセージの送信

読者が無関心、不機嫌、または敵対的になる場合は、間接的なパターンを使用してください。クライアントからのメールをもう一度考えてみましょう。落札できなかった場合、手紙は別の方法で始まります。あなたがすでに知っていると思っている主要なポイントは、とにかく読み続けてください。リクエストを断る、クレームを拒否するなど、主旨が悪いニュースの場合は、間接的なメールを使用します。このアプローチは、何かを販売しようとしている場合や機密情報を共有している場合にも有効です。