Excel でマイレージ経費精算シートを作成する方法

仕事で頻繁に出張する場合は、街中であっても、発生する費用がすぐに増える可能性があります。多くの企業は従業員にこれらの支出を払い戻しており、そうでない場合でも、税金から差し引くことができる場合があります。マイレージやその他の旅行関連費用を追跡する簡単な方法は、Excel スプレッドシートを使用することです。 Excel 2013 には、すぐに使い始めることができる機能豊富なテンプレートが用意されているため、ゼロから始める必要はありません。

ステップ 1

Excelを起動し、「ファイル」タブを選択します。 [新規] をクリックし、検索ボックスに「マイレージ」と入力して [Enter] を押します。テンプレートをクリックしてプレビューし、[作成] をクリックして、使用するテンプレートで新しいワークブックを開きます。たとえば、おしゃれな「旅費レポート」には、走行距離のログとその他の経費の列が含まれています。 「Gas Mileage Log with Chart」テンプレートは、MPG を表示する折れ線グラフを追加します。また、「マイレージ ログ付き旅行経費レポート」は、経費を計算する組み込み関数を備えた合理化された表です。

ステップ 2

旅行の詳細を入力します。ほとんどのマイレージ経費テンプレートには複数の列があり、日付、移動した場所、移動した場所、旅行の目的、その他の詳細など、役立つ情報を一覧表示できます。

ステップ 3

旅行の最初と最後からの走行距離計の読みを入力します。ほとんどのテンプレートでは、これらの数値ごとに列が用意されており、2 つの列の値の差に基づいて各旅行のマイレージが計算されます。さらに、テンプレートは、マイレージ列の下部にあるワークシートの合計マイルを計算します。

ステップ 4

フィールドを追加します。たとえば、食費、交通費、宿泊費など、その他の旅費を追跡する場合は、新しい列を挿入できます。新しい列を挿入する列の横にある列を右クリックし、[挿入] を選択します。左に新しい列が挿入されます。列の最初のセルに説明的な見出しを追加します。

ステップ 5

ワークシートの外観を変更します。 [ページ レイアウト] タブを選択し、別の色またはフォント テーマを選択して、ワークシートの色とフォントを変更します。テーブル内の任意のセルをクリックして [テーブル ツール] の下の [デザイン] タブをアクティブにし、別のテーブル スタイルを選択するか、バンド付きの行または列の追加または削除などのテーブル スタイル オプションを変更します。

ステップ 6

テンプレートが計算しない場合は、マイレージの払い戻しを計算します。ワークシートの未使用セルにマイル率を入力します。払い戻し額を表示するセルを選択し、数式バー内をクリックします。 「=(走行距離を含むセル)_(料金を含むセル)」の式を入力して合計を計算します。たとえば、合計マイルが E4 でレートが K4 の場合、「=E4_K4」と入力すると、合計マイル×レートの積が得られます。

ステップ 7

必要に応じて、その他の費用を計算します。他の経費の列を追加した場合は、その列の最後のセルを選択し、[ホーム] タブの [編集] グループで [オート SUM] をクリックします。 Excel は、列の数値を自動的に計算します。さらに、マイレージの払い戻しとその他の費用の合計を確認できます。合計を表示するセルを選択し、「=SUM(first cell,second cell)」と入力して合計を計算します。