Word ドキュメントを Access テーブルにインポートする方法

データは、さまざまなソースからさまざまな形式で提供されます。連絡先のリスト、アカウント レコードのテーブル、在庫のインデックスなど、Microsoft Word から Microsoft Access データベースにデータを取得する必要がある場合があります。インポートは、Word 文書から Access のテーブルまたはデータベースにデータを移動する最も効率的な方法です。これらの手順は、Microsoft Word 2010 および Microsoft Access 2010 に適用されます。

ステップ 1

インポートする Word ドキュメントのデータを準備します。データを区切り形式または固定幅形式に構造化します。区切り形式は、コンマやセミコロンなどの単一文字でフィールドを区切ります。固定幅形式では、各フィールドの幅が一定のままで、1 つのフィールドが終了して次のフィールドが開始するタイミングを示すようにデータが配置されます。どちらの形式でも、各レコードを別々の行に配置する必要があります。これらの形式は、インポートされたデータを配置する場所を Access に指示します。

ステップ 2

Word 文書をプレーン テキスト ファイルとして保存します。 Access は、プレーン テキスト、CSV、または Excel 形式のデータのみを読み取ることができます。保存したら、ファイルを閉じます。

ステップ 3

Microsoft Access を起動し、インポートしたデータを保存する新しいデータベースまたは既存のデータベースを開きます。データを格納する新しいテーブルまたは既存のテーブルを選択します。既存のテーブルを選択した場合、Access はデータを既存の形式で既存のテーブルに追加します。インポートされたデータは、既存のテーブルの形式と構造と一致する必要があります。

ステップ 4

[外部データ] タブに移動し、[インポート] グループを見つけて、[テキスト ファイル] アイコンをクリックします。 [外部データの取得 - テキスト ファイル] ダイアログ ボックスが開きます。

ステップ 5

前に準備したテキスト ファイルの名前を参照するか、[ファイル名] ボックスに入力します。データを保存する場所を指定します。新しいテーブルの場合は、[ソース データを現在のデータベースの新しいテーブルにインポートする] をクリックします。既存のテーブルの場合、[レコードのコピーをテーブルに追加] をクリックし、ドロップダウン リストから適切なテーブルを選択します。

ステップ 6

[OK] をクリックして続行し、[テキストのインポート ウィザード] を開きます。 Access はデータをスキャンし、ファイル構造を推奨します。ファイルの形式に一致するオプションを確認または選択します:「区切り」または「固定幅」。 [次へ] をクリックします。

ステップ 7

区切り形式を使用している場合は、フィールドを区切るために使用されている文字を選択します。ファイルにテキスト修飾子が含まれている場合は、[テキスト修飾子] ボックスで使用した修飾子を選択します。 Word 文書の最初の行にフィールド名が含まれている場合は、[最初の行にフィールド名を含む] をオンにします。固定幅形式を使用している場合は、表示されるデータと構造を確認し、必要に応じて列の位置を調整してください。 [次へ] をクリックします。

ステップ 8

続行する前に、データと構造をもう一度確認してください。フィールドに関する追加情報を指定する必要がある場合は、フィールド ヘッダーをクリックし、[フィールド名] と [データ タイプ] に適切なデータを入力します。選択したフィールドにインデックスを作成するには、[インデックス] を [はい] に設定します。選択したフィールドをインポートから除外するには、[フィールドをインポートしない (スキップ)] をオフにします。 [次へ] をクリックします。

ステップ 9

新しいテーブルにインポートする場合は、主キーを確立します。一連の ID を自動的に入力する [主キーを Access に許可する] を選択するか、ソース フィールドの 1 つから独自の主キーを選択するか、[主キーなし] を選択します。 [次へ] をクリックします。

ステップ 10

新しいテーブルの場合は、[テーブルにインポート] ボックスで新しいテーブルの名前を確認または変更します。 「完了」をクリックしてデータをインポートします。インポートのステータスを示すダイアログ ボックスが開きます。