Outlook リダイレクトと進む

オフィスから離れているときに電子メールをチェックする必要がある場合や、複数の電子メール アカウントを使いこなしている場合など、状況によっては、Microsoft Outlook はルールと呼ばれる一連のコマンドを使用して、受信メッセージを自動的に転送またはリダイレクトします。ルールを作成せずに、メールの転送とリダイレクトを単一のメッセージに適用することもできます。

ルール

Outlook は、ルールまたはフィルターと呼ばれるプログラム コマンドを使用して、電子メールの管理、メッセージの整理、タスクの継続を支援します。組み込みのルールと警告ウィザードを使用すると、ユーザーは、Outlook が 1 つまたは複数のアクションまたはタスクを自動的に実行する条件を指定できます。一般的なルールには、特定の人からのメッセージを指定されたフォルダーに移動する、特定の送信者からのメッセージにフォローアップのためにフラグを立てる、特定の単語を含む電子メールを受信したときにモバイル アラートを送信するなどがあります。ユーザーが作成したルールの中には、受信メッセージを自動的に転送およびリダイレクトするコマンドがあります。

転送

電子メールが転送されると、件名の先頭に「FW:」が表示され、デフォルトでは、電子メールの本文には元のメッセージとメッセージの履歴の詳細が含まれます。元のメッセージは、受信トレイまたは指定されたフォルダーに残ります。特定の情報が同僚や他の関係者と定期的に共有されていて、メッセージ履歴の一部であることを知らせたい場合は、特定のアカウントとの間でメッセージを自動的に転送するルールを作成します。たとえば、毎週のランチ ミーティングの調整を担当するアシスタントは、会社の仕出し屋からの「請求書」という単語を含む電子メールを経理部門に自動的に転送するルールを設定する場合があります。

リダイレクト中

メッセージが誤って受信された場合、メッセージはリダイレクトされることがよくあります。転送とリダイレクトの主な違いは、転送ではメールが自動的に変更され、メッセージ履歴の詳細が含まれるのに対し、リダイレクトではメールが最初に書かれた状態のまま目的の相手に個別に送信され、あたかも相手から直接受信されたかのように見えることです。元の送信者。これは、相手があなたがメールを受信したことを知る必要がない場合に便利な機能です。記録として、リダイレクトにより、メッセージのコピーが受信トレイまたは指定されたフォルダーにも残ります。メッセージを他の関係者に定期的に再ルーティングする必要がある場合は、メールを自動的にリダイレクトするルールを設定します。たとえば、学校のメール アカウントに送信されたメッセージをまだ受信している大卒者は、メールを新しいメール アドレスに自動的にリダイレクトするルールを設定する場合があります。

考慮事項

送信者は、電子メール メッセージにアクセス許可を設定する Microsoft のオプションである Information Rights Management を使用して、受信者が他の方法でメッセージを転送、リダイレクト、または共有できないようにすることがあります。このような場合、誤って電子メールを受信した場合に備えて、意図した受信者ではないことを送信者に通知することをお勧めします。送信者は、アクセス許可を削除または変更するか、メッセージ自体を再送信する可能性があります。また、メッセージを転送する場合、特にメールに機密データが含まれている場合、メールを会社のネットワーク外のアドレスに再ルーティングすると、社内ポリシーやプライバシー法に違反する可能性があります。